mercoledì 10 maggio 2017

Consigli su come organizzare un evento. Adempimenti burocratici.

 


Consigli e suggerimenti: organizzare un evento è un’esperienza importante, emozionante, gratificante.

Indispensabile organizzare con serietà e cura.

Spesso l’investimento di costi e di tempo è minimo rispetto al possibile ritorno.

Grande o piccolo che sia, un evento si affrontata con passione e impegno.

Consigli e suggerimenti e un elenco degli aspetti da considerare.


Primo step: obiettivo da raggiungere e budget a disposizione; chiariti questi due punti si può iniziare la progettazione.



Obiettivo


Che sia un evento per lanciare un nuovo prodotto, o ad organizzare una fiera, uno spettacolo, un meeting, o una manifestazione no profit, dovrete avere un ritorno dalla vostra manifestazione

Quantificate cosa volete ottenere (introiti, offerte, immagine) è un obiettivo. 


Studiare i dettagliUn evento coinvolge decine o centinaia o migliaia di persone e la buona riuscita dipende dalla serietà dell’organizzazione.






Budge


Disponibilità economica. Potete fare affidamento su finanziamenti pubblici? Avete sponsor che possano coprire le spese? L’investimento deve essere in linea con le possibilità. 

Indispensabili: attrezzature, servizi,  comunicazione.





Staff

Volontari o remunerati: non è un problema di denaro.

Motivare uno staff di collaboratori dipende dalla capacità organizzativa non dalla retribuzione.

Clima di collaborazione: trasmettere passione, fare incontri e riunioni, ascoltare i consigli di tutti, delegare e responsabilizzate quanto possibile per un lavoro di squadra, dove ogni elemento sarà coinvolto personalmente nella buona riuscita dell’evento.



Location



Una piazza storica, un giardino, il luogo può fare la differenza. Se non disponete di strutture fisse, le coperture leggere saranno la soluzione ideale. Possono collocarsi senza danno anche a contesti di valore artistico o paesaggistico. Usate come punto di ristoro o ospitare migliaia di persone, personalizzate e rese accoglienti con arredi, addobbi e decori. Valutate gli spazi a vostra disposizione, si può coprire e valorizzare qualunque superficie.





Target


Immagine: via Facebook 

L’evento è rivolto ai ragazzi o alle famiglie, agli sportivi o ai manager? 

Aspettative del pubblico: cercate di offrire ciò che si aspetta. Per una festa paesana panche e tavoli di legno saranno adatti; per una cena di classe indispensabili tavoli imbanditi elegantemente, piante e decori, un servizio impeccabile.

Create una lista di invitati, senza dimenticare personalità, amministratori, autorità, giornalisti. Se l’ingresso è a pagamento, non lesinate ugualmente sugli inviti importanti: un personaggio di spicco darà risonanza e prestigio all’evento, i mezzi di informazione lo faranno conoscere.




Stagione

Immagine: Merano  inverno | via Wikipedia 

Ogni periodo dell’anno ha i suoi problemi: da prevedere ed affrontare. 
Se non disponete di strutture fisse, un capannone idoneo o una temosostruttura, risolvono inconvenienti di maltempo, di freddo, e di troppo caldo. 
Riscaldamento: a pavimento o ad aria, condizionamento, climatizzazione.



Far conoscere l’evento 

Se il budget lo consente, una campagna pubblicitaria, utilizzando tv, stampa, radio, affissione, volantinaggio, sito web. 

Altrimenti fare affidamento su pieghevoli di presentazione e locandine da distribuire nei locali pubblici. 

Utilizzate creativamente i media, internet, sms, e-mail, coinvolgendo i collaboratori nella distribuzione e nella diffusione del messaggio; creare interesse ed aspettativa. 

Ufficio stampa: inviate comunicati ai mezzi di informazione, organizzate conferenze stampa di presentazione, invitate giornalisti all’inaugurazione.






Fornitori, catering, animazioni, spettacoli

Acquisto o noleggio: se l'evento è annuale meglio pensare ad un investimento per il futuro. Importante affidarsi a fornitori qualificati e certificati, che garantiscano personalmente puntualità, professionalità, qualità. Buoni fornitori sono fondamentali per una buona riuscita.


Affidarsi a professionisti o a ditte di catering. Esistono ditte specializzate in ogni tipo di servizio. Se il budget è limitato, meglio un buon buffet che una cena mediocre. 

Animazioni per bimbi, cantanti, dj, fantasisti possono intrattenere gli ospiti.





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ADEMPIMENTI BUROCRATICI


Adempimenti burocratici, in particolare per tutti quegli spettacoli che si svolgono in spazi aperti.
Per eventi realizzati in luoghi chiusi le procedure sono più semplici.


Un budget a disposizione e un’accurata analisi preventiva dei costi e dei ricavi legati all’iniziativa, rappresenta uno strumento prezioso per prevedere rischi, criticità e potenzialità del progetto: piccolo studio di fattibilità per stabilire se vale la pena perseverare nell’intento, se sia il caso di ricercare una sponsorizzazione o un patrocinio (es. commercianti del proprio quartiere).
Per avere informazioni su come organizzare un evento si consiglia di contattare direttamente il proprio Comune e gli Uffici di Polizia Municipale.
In generale per l’organizzazione di concerti, manifestazioni musicali danzanti e di arte varia aventi carattere temporaneo occorre:


LICENZA di PUBBLICO SPETTACOLO

Fare richiesta per l’ottenimento della Licenza di pubblico spettacolo che deve essere indirizzata al Sindaco del Comune nel quale si svolgerà la manifestazione.
Tale autorizzazione avrà una durata limitata al periodo di svolgimento della manifestazione temporanea. Nella richiesta andranno specificati generalità e dati fiscali del richiedente; requisiti antimafia e programma della manifestazione.
Se l’evento ha un valore culturale è possibile presentare domanda di patrocinio, al Comune, alla Regione o anche a Fondazioni di diritto privato.
In caso di patrocinio accordato, gli organizzatori potranno apporre il logo dell’Ente patrocinante su tutto il materiale promozionale dell’evento.
L’ente patrocinante può fornire all’organizzazione un contributo economico o in servizi, la concessione di attrezzature e materiali in prestito d’uso.
Il patrocinio può anche consentire di ottenere riduzioni o esoneri sulle imposte, per esempio sul pagamento della tassa di occupazione del suolo pubblico, oppure per l’affissione della pubblicità.


Il DPR n. 311 del 28 Maggio 2001, con l'abrogazione dell'art. 121 del TULPS, ha sottratto l'esercizio dell'arte di strada dalle autorizzazioni menzionate nel TULPS (andavano effettuate le richieste di iscrizione al Registro dei Mestieri Girovaghi e le richieste di permesso per le esibizioni), creando però la necessità dell'adozione da parte degli enti locali di specifici regolamenti.


DIRITTO D'AUTORE

Se si vogliano organizzare concerti o eventi con base musicale occorre il permesso rilasciato dalla Siae, e corrispondere un compenso (in base alle legge sul diritto d'autore) diverso a seconda di ogni tipo di manifestazione "Pubbliche esecuzioni"; per ulteriori informazioni consultare la specifica scheda informativa.
Viene richiesta una descrizione della natura dell’evento, l’ampiezza dell’area, il numero di spettatori previsti, se l’ingresso è gratuito o a pagamento.
Se la manifestazione prevede l’esibizione di gruppi emergenti, che eseguono quindi brani del proprio repertorio saremo esentati dal pagamento dei diritti d’autore, previa dichiarazione scritta.
Simili, ma più complessi, gli adempimenti SIAE nel caso si stia organizzando uno spettacolo di tipo teatrale.
Un gruppo amatoriale che intenda rappresentare un’opera teatrale protetta da copyright deve rivolgersi all’ufficio della SIAE di zona, precisando gli elementi necessari all’individuazione del testo, quali autore, titolo ed eventuale traduttore. L’Ufficio rilascerà quindi l’autorizzazione definendo il compenso dovuto.
Diversamente, per la messa in scenda di un’opera non tutelata nessun compenso è dovuto, sarà necessaria solo la richiesta di un’autorizzazione preventiva.
Per informazioni ci può rivolgere all'ufficio SIAE competente per la zona di svolgimento dell'evento. 


OCCUPAZIONE SUOLO PUBBLICO

Se, per lo svolgimento della manifestazione, si vuole utilizzare un’area pubblica sarà necessario fare domanda di ‘Occupazione di Suolo Pubblico’ al Comune.
La domanda va presentata almeno 15 giorni prima della manifestazione e deve contenere i dati del rappresentante del gruppo organizzatore, il luogo e la natura dell’occupazione e l’eventuale richiesta di chiusura del traffico.
Se la manifestazione non necessita dell’utilizzo di strutture fisse non sarà necessario adempiere a quest’obbligo.
Se la manifestazione si svolge in un’area verde, bisogna richiedere anche l’autorizzazione del Settore Verde Pubblico del Comune.

AGIBILITA'

Ottenere la dichiarazione di agibilità rilasciata dalla Commissione Provinciale di Vigilanza di Pubblico Spettacolo. Nel caso si tratti di un parere su progetti di nuovi locali o nel caso di luoghi non definiti come locali di pubblico spettacolo, occorre un parere cosiddetto di "fattibilità ", se l’area non è già attrezzata per spettacoli bisogna contattare la Commissione Provinciale di Vigilanza, che svolge una funzione di controllo sui materiali utilizzati, dà istruzioni sulle modalità di impiego e disposizione di transenne, sedie, estintori.
La Commissione richiede all’organizzazione due tipi di collaudo: il controllo statico delle strutture fisse a opera di un ingegnere e la messa a punto dell’impianto elettrico effettuato da un tecnico abilitato iscritto all’Albo.
Un palco alto più di 80 cm rende obbligatorio l’intervento della Commissione di vigilanza, che ha sede presso la prefettura di zona.


ANTICENDIO

Essere in regola con la normativa antincendio (certificato di prevenzione incendi da richiedere al Comando dei Vigili del Fuoco ecc.);


RUMORE

Se per lo svolgimento della manifestazione, si prevede l’utilizzo di strumentazioni acustiche tipo impianti stereo o strumenti musicali, saremo soggetti all’autorizzazione da richiedere al Settore Ambiente e Territorio del Comune.
Una volta ottenuta tale autorizzazione sarà comunque necessario rispettare i limiti di rumorosità stabiliti dalla normativa vigente, in particolare:
  • DPCM 1 marzo 1991, "Limiti massimi di esposizione al rumore negli ambienti abitativi e nell'ambiente esterno";
  • DPCM 14 novembre 1997 - "Determinazione dei valori limite delle sorgenti sonore"; 
  • DPCM 16 aprile 1999, n.215 - "Regolamento recante norme per la determinazione dei requisiti acustici delle sorgenti sonore nei luoghi di intrattenimento danzante e di pubblico spettacolo e nei pubblici esercizi."

Le attività di carattere temporaneo sono autorizzabili anche in deroga ad i limiti di inquinamento acustico, comunque in base alle disposizione del Comune stesso alle quali si rimanda.
Generalmente copia della richiesta, presentata al Comune deve essere inviato anche all’ARPA – Agenzia Regionale per la Protezione dell’Ambiente.


FISCO

Essere in regola con gli aspetti fiscali (es. applicazione Iva e tributo sugli intrattenimenti, che hanno sostituito l'Imposta sugli spettacoli - vedi Decreto Legislativo 26 febbraio 1999, n. 64 e Circolare Ministero delle Finanze del 7 settembre 2000 n.165 consultabile insieme ad altre norme sul sito della Siae

REQUISITI di PUBBLICA SICUREZZA

Il soggetto richiedente deve, in generale possedere i requisiti così come previsto dal Testo Unico di Pubblica Sicurezza  (in particolare articoli 11 e 92).


ALIMENTI e BEVANDE

Qualora l'evento preveda la somministrazione di cibo e bevande occorre fare riferimento alle direttive regionali in materia. L' Emilia Romagna ha affrontato la riforma dei pubblici esercizi approvando una nuova normativa ("legge regionale sulle attività di somministrazione di alimenti e bevande"), che sottrae la Regione alla diretta applicazione della legge n. 287 del 1991.

La nuova normativa che disciplina le attività di somministrazione di alimenti e bevande (bar, ristoranti, pizzerie, ecc.) introduce delle novità importanti:

  1. Inclusione di manifestazioni a carattere temporaneo;
  2. Eliminazione del contingentamento delle licenze;
  3. Introduzione di un'unica tipologia di esercizio, al posto delle quattro finora previste dalla normativa nazionale, subordinata solo alle prescrizioni igienico-sanitarie;
  4. Abolizione dell'iscrizione al registro degli esercenti il commercio (REC) ;
  5. Semplificazione del processo di programmazione del settore in capo ai Comuni.
Alla Regione il compito di fissare le direttive regionali, ai Comuni è demandata la competenza sulla programmazione delle attività, secondo le necessità e caratteristiche territoriali.



Come organizzare un concerto a impatto zero

Vademecum per rendere concerti ed eventi meno impattanti sull’ambiente:

  1. Scegliere un luogo ben servito dai trasporti pubblici, in modo da rendere inutile o poco conveniente l’uso dell’auto privata, questo vale per il pubblico, ma anche per gli artisti;
  2. Per gli eventi notturni, evitare l’uso eccessivo di luci ed effetti speciali, consumano tanta energia!;
  3. Per alimentare il sistema audio, luci e video utilizzare pannelli fotovoltaici;
  4. Azzerare le emissioni di CO2 attraverso i certificati di produzione rinnovabile (RECS – Renewable Energy Certificate System),
  5. Utilizzare, se possibile, gli impianti a led e gli amplificatori digitali e – in caso di gruppi elettrogeni convenzionali – alimentarli con il biodiesel ( no combustibili fossili);
  6. Per la comunicazione dell’evento, preferire flyer elettronici o almeno stampati su carta riciclata.
  7. Incentivare la raccolta differenziata dei rifiuti (carta, vetro, plastica, alluminio e umido) con specifici contenitori, ridurre l’uso del vetro, privilegiando bibite alla spina;
  8. Annullare le emissioni residue di CO2 con l’acquisto di crediti di emissione di tipo VER (Verified Emissions Reductions) sul mercato volontario o compensarle con la piantumazione di alberi nell’ambito di progetti di forestazione (in Italia e all’estero).




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