Con la sentenza n. 3892, pubblicata lo scorso 14 febbraio, la Corte di cassazione ha stabilito che la trasparenza contabile è condizione essenziale per il pagamento delle competenze dell'amministratore.
La mancanza del registro di contabilità, con una conseguente impossibilità di ricostruire le entrate e le uscite della gestione condominiale, impedisce di ottenere in giudizio una sentenza che accerti l'ammontare dei compensi, non consentendo all'amministratore di assolvere al relativo onere probatorio.
Titolo: Amministratore disordinato ko
Autore: Gianfranco Di Rago
Fonte: Italia Oggi
Autore: Gianfranco Di Rago
Fonte: Italia Oggi
La nuova normativa.
La riforma del condominio, approvata con legge 11 dicembre 2012 n. 220, ha rinnovato l’istituto condominiale adeguandolo ai tempi, cercando di eliminarne le lacune.
Il motivo della scelta: evitare l’impossibilità di ottenere la gestione contabile o l’impossibilità di ricostruire la gestione contabile. Per impedire tali situazioni il legislatore ha imposto regole severe e complesse.
Principi alla base della gestione contabile condominiale
Una prima serie di norme individua i principi generali a cui l’amministratore deve attenersi nella gestione delle somme del condominio a lui affidate.
I principi alla base della gestione contabile condominiale (c.d. obbligo di "tracciabilità", obbligo di ricostruzione, obbligo di verifica o riscontro immediato e diretto delle operazioni del condominio)
L’art. 1129 comma 7 c.c. impone all’amministratore di aprire e di usare uno specifico conto corrente intestato al condominio. La ratio: evitare di confondere il patrimonio del singolo amministratore con il “patrimonio” del condominio. La norme vuole che si possa immediatamente distinguere il patrimonio del singolo amministratore dalle somme di denaro gestite per conto dei proprietari.
Il legislatore ha previsto la revoca dell’amministratore che non apre e non usa il conto corrente intestato al condominio (1129 comma 12 n. 3 c.c.). Nel nuovo contesto è anomalo il comportamento dell’amministratore che non fornisce ai proprietari gli estremi del conto corrente condominiale e non agevola i versamenti diretti dei proprietari sul conto corrente.
Lo stesso articolo prevede (1129 comma 7 c.c.): “L'amministratore è obbligato a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio; ciascun condomino, per il tramite dell'amministratore, può chiedere di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica” L'obbligo impone all’amministratore di far transitare (in entrata e in uscita) sul conto del condominio tutte le somme ricevute (dai proprietari o da terzi).
La norma non pone un limite (minimo o massimo) di valore, ogni movimento deve passare dal conto corrente, indipendentemente dall’importo. Esemplificando, se l'amministratore incassa euro 100, è scorretta la contabilità con la quale paga 20 per la pulizia e versa solo 80 sul conto corrente (versare 100 sul conto e poi prelevare 20 per pagare la spesa di pulizia).
L’art. 1129 comma 12 n. 3 prevede la revoca dell’amministratore che non usa il conto corrente. L'articolo sanziona il totale non uso del conto corrente, ma anche il non uso parziale. E' stato inserito un obbligo di "tracciabilità" delle operazioni contabili, un obbligo di ricostruzione o riscontro o verifica immediato e diretto delle operazioni contabili, basato su un confronto tra registro di contabilità e estratto conto corrente condominiale.
Tracciabilità ex Legge 11.12.2016 n. 232
Un "obbligo di tracciabilità" per le spese condominiali si deduce dalla Legge n. 232/ 2016: l'art. 1 comma 36 impone al condominio il pagamento dei corrispettivi mediante conti correnti (bancari o postali) intestati al condominio o secondo altre modalità di pagamento tali da consentire all’amministrazione finanziaria efficaci controlli. La violazione dell'obbligo è sanzionata con una pena pecuniaria da un minimo di € 250 ad un massimo di € 2000.
I principi a base della gestione contabile condominiale: verifica dei dati presenti nel registro di contabilità con i dati presenti nel conto corrente condominiale. Dal nuovo testo del 1129 comma 7 c.c. si possono dedurre altri principi.
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| Immagine: via Wikipedia |
E' illecita qualsiasi gestione condominiale che impedisce l’incrocio dei dati del conto corrente con i dati contenuti nel registro contabilità.
Sarebbe illecita la voce “cassa” (somme di denaro detenute in contanti presso l’amministratore e non sul conto corrente).
Sarebbe illecito accettare il pagamento delle quote condominiali in “contanti” (questa attività, sinonimo di una gestione ballerina del condominio, impedisce una ricostruzione a posteriori della contabilità).
Dopo la riforma, una gestione contabile "corretta": eliminazione di denaro liquido (in entrata e in uscita) a favore di mezzi di pagamento tracciabili (assegni, bonifici, pos).
I principi alla base della gestione contabile condominiale (rendiconto annuale) ed altri principi cui l’amministratore del condominio deve attenersi nella rendicontazione delle spese verso il condominio.
Sarebbe illecita la voce “cassa” (somme di denaro detenute in contanti presso l’amministratore e non sul conto corrente).
Sarebbe illecito accettare il pagamento delle quote condominiali in “contanti” (questa attività, sinonimo di una gestione ballerina del condominio, impedisce una ricostruzione a posteriori della contabilità).
Dopo la riforma, una gestione contabile "corretta": eliminazione di denaro liquido (in entrata e in uscita) a favore di mezzi di pagamento tracciabili (assegni, bonifici, pos).
I principi alla base della gestione contabile condominiale (rendiconto annuale) ed altri principi cui l’amministratore del condominio deve attenersi nella rendicontazione delle spese verso il condominio.
L’art. 1130 comma 1 n. 11 prevede per l’amministratore l’obbligo di redigere il rendiconto condominiale annuale.
Il riferimento è all’anno solare o anno civile, il rendiconto si apre a gennaio e si chiude a dicembre.
Il riferimento non può essere contestato sostenendo che l'anno partirebbe dalla data di nomina dell'amministratore, il codice non fa riferimento all'anno dalla nomina dell'amministratore. Il riferimento temporale è predisposto dalla legge, non può essere deciso o modificato in modo discrezionale o unilaterale dall'amministratore.
Il senso della riforma: uniformare le varie prassi, tutelare i proprietari ed evitare l'elusione del diritto di controllo dell'assemblea modificando, ad esempio, in modo discrezionale, anno dopo anno, il riferimento temporale del rendiconto impedendo o complicando la ricostruzione contabile della gestione.
Il riferimento è all’anno solare o anno civile, il rendiconto si apre a gennaio e si chiude a dicembre.
Il riferimento non può essere contestato sostenendo che l'anno partirebbe dalla data di nomina dell'amministratore, il codice non fa riferimento all'anno dalla nomina dell'amministratore. Il riferimento temporale è predisposto dalla legge, non può essere deciso o modificato in modo discrezionale o unilaterale dall'amministratore.
Il senso della riforma: uniformare le varie prassi, tutelare i proprietari ed evitare l'elusione del diritto di controllo dell'assemblea modificando, ad esempio, in modo discrezionale, anno dopo anno, il riferimento temporale del rendiconto impedendo o complicando la ricostruzione contabile della gestione.
Rendiconti parziali (inferiori all’anno es. per 8 mesi): rendiconti che non coincidono con l’anno solare (es. aperti a marzo e chiusi ad aprile dell’anno successivo), in realtà, in questa situazione si sarebbe in presenza di due rendiconti (es. da marzo a dicembre 2014 e da gennaio a marzo 2015), si sarebbe in presenza di due rendiconti pluriennali, riferiti a due anni diversi 2014 e 2015, e si sarebbe in presenza di due rendiconti incompleti e parziali (mancano i mesi da gennaio a marzo 2015 e da marzo a dicembre 2015) i rendiconti superiori ad un anno (es. per 15 mesi).
L’art. 1130 comma 1 n. 11 prevede che l’amministratore oltre a redigere il rendiconto annualmente deve convocare l'assemblea per la relativa approvazione entro centottanta giorni. La previsione colpisce la prassi di alcuni amministratori che presentano i rendiconti quando lo ritengono opportuno, impedendo, di fatto, ogni tipo di controllo sulla gestione dell’amministratore.
Questa previsione legislativa è rafforzata da all’art. 1129 comma 12 c.c.: l'omessa convocazione dell'assemblea per l'approvazione del rendiconto condominiale, anche solo per un anno determina la revoca giudiziale dell’amministratore.
L’obbligo di presentazione del rendiconto è indipendente dalla nomina di un nuovo amministratore o dalla riconferma di quello vecchio.
La nomina (o la riconferma) dell'amministratore è connessa ai rendiconti.
L'amministratore dura in carica un anno. A fine dell'anno deve essere riconfermato o sostituito, non esiste incarico biennale o automaticamente prorogato di un anno).
La nomina (o la riconferma) dell'amministratore è connessa ai rendiconti.
L'amministratore dura in carica un anno. A fine dell'anno deve essere riconfermato o sostituito, non esiste incarico biennale o automaticamente prorogato di un anno).
Il mancato rispetto dell’obbligo di redigere i rendiconti e di convocare l’assemblea comporta a carico dell’amministratore stesso il risarcimento dei danni a favore del condominio e/o la riduzione dell’onorario dell’amministrazione per il mancato rispetto degli obblighi imposti dal codice civile, assunti accettando l’incarico di amministratore.
Principi alla base della redazione del rendiconto
Dalle norme del codice civile è possibile dedurre altri principi in materia.
Definizione del rendiconto condominiale. Si parla di “rendiconto” del condominio e non di “bilancio”, per non confondere i documenti. Il rendiconto del condominio non ha nulla a che vedere con i bilanci societari e al rendiconto non sono applicabili le norme in materia societaria.
Il rendiconto condominiale è un documento che individua (anche contabilmente) l’attività dell’amministratore durante il corso dell’anno. L'amministratore di condominio, non gestisce somme proprie, ma di altri soggetti (i proprietari dell’edificio), a questi deve rendere conto del suo operato.
Il rendiconto ha una doppia valenza, è la descrizione dell’attività compiuta dal mandatario ed è un documento contabile che descrive gli importi delle operazioni compiute. Un esempio: si può dire che la voce “assicurazione € 1400” contenuta in rendiconto informa i proprietari che l’amministratore ha pagato l’assicurazione (attività di gestione) e indica anche l’importo pagato (Euro 1400) da suddividersi tra i proprietari (attività contabile), ecco il “c.d. rendiconto della gestione”.
Nel rendiconto non si possono inserire operazioni mai eseguite dell’amministratore, se l’amministratore, durante l’anno, non esegue nessun pagamento e non riscuote denaro, non può inserire nel rendiconto nessuna operazione.
Elementi alla base del rendiconto
Alla base del rendiconto abbiamo le c.d. “pezze di appoggio” (le fatture e le ricevute delle spese), queste sono di proprietà del Condominio e non dell’amministratore e possono essere visionate da ogni proprietario prima dell’assemblea che approva il rendiconto (Cass. civ. sez. II, n.15010/2000, ) per verificare la corrispondenza tra le spese indicate nel rendiconto con i documenti giustificativi. Ogni proprietario può richiedere (senza specificare le ragioni) ed ottenere, prima dell’assemblea che approva i rendiconti, la copia della documentazione contabile.
Alla base del rendiconto abbiamo le c.d. “pezze di appoggio” (le fatture e le ricevute delle spese), queste sono di proprietà del Condominio e non dell’amministratore e possono essere visionate da ogni proprietario prima dell’assemblea che approva il rendiconto (Cass. civ. sez. II, n.15010/2000, ) per verificare la corrispondenza tra le spese indicate nel rendiconto con i documenti giustificativi. Ogni proprietario può richiedere (senza specificare le ragioni) ed ottenere, prima dell’assemblea che approva i rendiconti, la copia della documentazione contabile.
L’amministratore non può rifiutarsi di consegnare al proprietario la copia della documentazione contabile. La mancata consegna di questa documentazione contabile, così come l’impossibilità di visionare la stessa invalida (rende annullabile) l’assemblea che approva il rendiconto (Cass. civ. sez. II, n.11940/2003).
L’art. 1130 bis c.c. prevede che i proprietari, gli altri titolari di diritti reali (usufruttuario, servitù) immobiliari e i titolari di diritti di godimento (locazione, comodato), tutti coloro che devono partecipare alle spese condominiali “possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese. Le scritture e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione”.
Introduzione dell’obbligo di conservazione delle scritture contabili per 10 anni dalla loro registrazione (nel registro di contabilità): norma a tutela dei proprietari per verificare la contabilità (anche nominando un revisore).
Il conto corrente del condominio, sul quale devono transitare tutte le entrate e le uscite, è un elemento per confrontare i dati del rendiconto o della gestione contabile del condominio, i proprietari possono ottenere copia dei documenti relativi alle operazioni sul conto corrente.
Modalità per la redazione del rendiconto
Un primo principio: il rendiconto deve essere reale e deve rappresentare la situazione reale del condominio:
- divieto di inserire nel rendiconto dati falsi,
- divieto di inserire nel rendiconto dati ”putativi” o “immaginari” o situazioni non realmente effettuate.
Principio basilare: redigere un rendiconto con un metodo che faciliti il controllo dei dati presenti in questo documento. Il sistema che permette di raggiungere questi obiettivi è il c.d. principio di cassa, ossia le spese effettivamente sostenute e le entrate effettivamente riscosse (Cass. civ. sez. III, 9 maggio 2011 n. 10153).
Principio di cassa
E' possibile ricorrere al c.d. conto corrente bancario ed analizzare il tipo di operazioni che compie la banca.
La banca segna (cronologicamente) un'operazione, in entrata o in uscita, solo quando la somma è effettivamente versata sul conto o quando la somma è effettivamente prelevata dal conto, la banca indica il totale saldo (a debito o a credito). Il risultato ottenuto può corrispondere alla situazione reale.
La regola da applicare per la redazione del rendiconto del condominio: nel rendiconto vanno indicate solo le spese effettivamente sostenute e solo le somme effettivamente riscosse. La mancata applicazione del principio di cassa darebbe vita ad un rendiconto non conforme alla situazione reale, ad un rendiconto putativo o virtuale.
Con la riforma il rendiconto è un registro cronologico di contabilità nel quale vanno annotate entro 30 giorni dalla effettuazione tutte le operazioni in entrata e in uscita.
Diversi motivi spingono all’applicazione del principio di cassa:
1) il rendiconto è il documento che descrive l'attività dell'amministratore (mandatario dei proprietari) e nella redazione del rendiconto l'amministratore non può indicare attività non effettivamente eseguite, cioè non può far credere che ha fatto qualcosa (compiuto attività di gestione), quando, in realtà non ha fatto nulla (non ha compiuto attività di gestione), in realtà, non ha eseguito e non ha adempiuto al suo incarico professionale.
2) inserire nel rendiconto spese mai effettivamente pagate (o rappresentare come pagate spese in realtà non pagate) potrebbe anche essere un mezzo per coprire lo “spostamento” di fondi del condominio, i quali potrebbero essere usati nell'ambito del meccanismo della c.d. “cassa comune tra più condomini”, si tratta di un fenomeno talmente diffuso che il legislatore ha previsto la revoca giudiziale dell'amministratore se si dovesse verificare una tale eventualità (ex art. 1129 n. 3 c.c.), oppure potrebbe servire a chiedere il pagamento di conguagli in realtà non dovuti; così come, inserire entrate mai riscosse, potrebbe servire a nascondere la reale situazione debitoria del condominio.
Viene affermato che se nel rendiconto si inseriscono solo le spese effettivamente pagate e non si inseriscono altre spese non pagate, (es. fattura di lavori deliberati ed eseguiti e non pagati per mancanza di liquidità), non c'è o non ci sarebbe la possibilità recuperare le somme ancora da pagare.
Viene affermato che se nel rendiconto si inseriscono solo le spese effettivamente pagate e non si inseriscono altre spese non pagate, (es. fattura di lavori deliberati ed eseguiti e non pagati per mancanza di liquidità), non c'è o non ci sarebbe la possibilità recuperare le somme ancora da pagare.
Al rilievo si può replicare che si confondono due piani differenti: il piano del rendiconto (e della sua “conformità” alla situazione reale) con il recupero delle risorse necessarie e dei mezzi a disposizione dell'amministratore per coprire le spese. Ora è possibile recuperare le somme per coprire le spese in due modi:
a) decreti ingiuntivi per colpire i morosi (la riforma del condominio ha imposto all'amministratore l'obbligo di recuperare le morosità);
b) programmando la costituzione di fondi cassa per far fronte a ritardi o difficoltà di pagamento dei singoli proprietari e la riforma del condominio ammette la possibilità di creare fondi o riserve, e prevede che in caso di lavori straordinari deve essere previsto un fondo specifico (1134 c.c. n. 4).
a) decreti ingiuntivi per colpire i morosi (la riforma del condominio ha imposto all'amministratore l'obbligo di recuperare le morosità);
b) programmando la costituzione di fondi cassa per far fronte a ritardi o difficoltà di pagamento dei singoli proprietari e la riforma del condominio ammette la possibilità di creare fondi o riserve, e prevede che in caso di lavori straordinari deve essere previsto un fondo specifico (1134 c.c. n. 4).
Per contestare l'applicabilità del principio di cassa al rendiconto condominiale si sostiene che applicando il principio di cassa non sarebbe possibile ripartire le spese condominiali tra vecchio e nuovo proprietario. A questa obiezione si può replicare:
1) l'amministratore di condominio ha rapporti solo con i proprietari delle unità immobiliari site nel condominio e non ha rapporti con coloro che hanno perso la qualifica di proprietario, (la solidarietà nel debito per gli oneri condominiali verso il condominio è una norma eccezionale a vantaggio del condominio che non modifica questo principio);
2) non spetta all'amministratore ripartire le spese tra vecchio e nuovo proprietario, si tratta di una vicenda lasciata alla libera contrattazione del venditore e dell'acquirente (infatti, le parti contrattuali possono decidere che tutti gli oneri condominiali saranno a carico dell'acquirente oppure possono decidere di ripartirsi le spese in base al numero pari o dispari delle fatture di pagamento);
3) tra le diverse teorie elaborate per individuare un criterio di ripartizione delle spese tra vecchio e nuovo proprietario (principio che non influenza il metodo di redazione del rendiconto del condominio, trattandosi di una ripartizione interna, tra due soggetti che si succedono nel tempo, priva di rilevanza verso il condominio) la giurisprudenza ha individuato come criterio base quello relativo alla distinzione tra spese di ordinaria amministrazione e spese di straordinaria amministrazione.
1) l'amministratore di condominio ha rapporti solo con i proprietari delle unità immobiliari site nel condominio e non ha rapporti con coloro che hanno perso la qualifica di proprietario, (la solidarietà nel debito per gli oneri condominiali verso il condominio è una norma eccezionale a vantaggio del condominio che non modifica questo principio);
2) non spetta all'amministratore ripartire le spese tra vecchio e nuovo proprietario, si tratta di una vicenda lasciata alla libera contrattazione del venditore e dell'acquirente (infatti, le parti contrattuali possono decidere che tutti gli oneri condominiali saranno a carico dell'acquirente oppure possono decidere di ripartirsi le spese in base al numero pari o dispari delle fatture di pagamento);
3) tra le diverse teorie elaborate per individuare un criterio di ripartizione delle spese tra vecchio e nuovo proprietario (principio che non influenza il metodo di redazione del rendiconto del condominio, trattandosi di una ripartizione interna, tra due soggetti che si succedono nel tempo, priva di rilevanza verso il condominio) la giurisprudenza ha individuato come criterio base quello relativo alla distinzione tra spese di ordinaria amministrazione e spese di straordinaria amministrazione.
La recente riforma del condominio spinge per l'applicazione del principio di cassa, il rendiconto è formato dal registro di contabilità, in cui sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell'effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita (art. 1130 comma 8 c.c.).
Il principio di cassa: il legislatore della riforma ha previsto che nel registro di contabilità le operazioni devono essere annotate entro 30 giorni dalla loro effettuazione (1130 comma 8 c.c.).
Annotare nel registro di contabilità un’operazione non effettivamente eseguita (es. una fattura ricevuta e non pagata) significa, poi, doverla inserire, di nuovo, nel registro di contabilità nel momento in cui tale fattura viene pagata per rispettare l'obbligo imposto dal codice che impone l’annotazione dell’operazione entro 30 giorni dell’effettuazione della stessa. Seguendo tale impostazione dovremo inserire nel registro di contabilità la stessa operazione due volte, con la possibilità che il piano di riparto possa ripartire la stessa spesa tra i proprietari due volte.
Inserire un’operazione non realmente effettuata nel registro di contabilità (1130 comma 8 c.c.) significherebbe uno “scostamento” tra il registro di contabilità e il conto corrente condominiale, mentre il legislatore con la riforma ha previsto che il conto corrente del condominio è il primo mezzo per verificare (e ricostruire) la contabilità dell’edificio.
Il registro di contabilità deve trovare preciso riscontro nel conto corrente condominiale (e sui documenti contabili) sul quale l'amministratore è obbligato a far transitare le somme ricevute o erogate.
Entrambi i documenti sono redatti con il principio di cassa. Un diverso metodo di redazione per il rendiconto e per il conto corrente impedirebbe il controllo "incrociato" previsto dal legislatore ed impedirebbe la ricostruzione contabile della gestione del condominio. E' ritenuta illecita una gestione contabile condominiale che impedisce l'incrocio dei dati tra conto corrente e registro contabilità o che è impostata per impedire (o rendere difficoltosa) la ricostruzione della gestione contabile del condominio.
Entrambi i documenti sono redatti con il principio di cassa. Un diverso metodo di redazione per il rendiconto e per il conto corrente impedirebbe il controllo "incrociato" previsto dal legislatore ed impedirebbe la ricostruzione contabile della gestione del condominio. E' ritenuta illecita una gestione contabile condominiale che impedisce l'incrocio dei dati tra conto corrente e registro contabilità o che è impostata per impedire (o rendere difficoltosa) la ricostruzione della gestione contabile del condominio.
Seguendo il disposto del legislatore non dovrebbero riscontrarsi problemi nel redigere il rendiconto del condominio, neppure quando si costituiscono fondi o riserve, si tratta di operazioni contabili ammesse dal legislatore, anche se non totalmente compatibili con il principio di cassa, poiché non sono "realmente effettuate", (1130 comma 8 c.c.), possono consistere in operazioni contabili prive di reali uscite ed entrate.
Non volendo considerare tali voci come eccezioni (ammesse dallo stesso legislatore) e inseribili nel registro di contabilità, nulla esclude che possono trovare spazio in un'ulteriore sezione del medesimo registro o in un ulteriore documento. Diversa è la questione delle fatture non pagate per le quali occorre fornire una "informazione" ai proprietari.
Fornire una "informazione" è una cosa molto diversa dall'inserzione della fattura non pagata nel registro di contabilità.
Si tratta di casi marginali, perché con la presenza di fondi cassa, con il preventivo reale, sarà sempre più difficile vedere fatture non pagate entro il 31 dicembre di ogni anno.
Non volendo considerare tali voci come eccezioni (ammesse dallo stesso legislatore) e inseribili nel registro di contabilità, nulla esclude che possono trovare spazio in un'ulteriore sezione del medesimo registro o in un ulteriore documento. Diversa è la questione delle fatture non pagate per le quali occorre fornire una "informazione" ai proprietari.
Fornire una "informazione" è una cosa molto diversa dall'inserzione della fattura non pagata nel registro di contabilità.
Si tratta di casi marginali, perché con la presenza di fondi cassa, con il preventivo reale, sarà sempre più difficile vedere fatture non pagate entro il 31 dicembre di ogni anno.
L’art. 1130 bis c.c. stabilisce che il rendiconto è formato da:
- registro di contabilità
- riepilogo finanziario
- nota esplicativa sintetica della gestione (con l’indicazione dei rapporti in corso e delle questioni pendenti)
Questi sono i documenti che “compongono" il rendiconto del condominio: un unico documento complesso (formato da più elementi).
Sottoscrizione e firma del rendiconto
Tutti questi documenti devono essere firmati dall'amministratore, non è possibile presentare documenti non sottoscritti in assemblea: per evitare che una delle pagine possa essere "sostituita", per responsabilizzare l'amministratore.
L'amministratore con la firma si assume la responsabilità della veridicità dei dati da lui forniti (e della gestione del condominio), e si assume la responsabilità della personale redazione del documento contabile che non può essere "subappalta" a soggetti terzi. Se il rendiconto è redatto dal praticante di studio, l'amministratore deve assumersi la responsabilità del documento, non può trasferire la propria responsabilità ad altri.
L'amministratore con la firma si assume la responsabilità della veridicità dei dati da lui forniti (e della gestione del condominio), e si assume la responsabilità della personale redazione del documento contabile che non può essere "subappalta" a soggetti terzi. Se il rendiconto è redatto dal praticante di studio, l'amministratore deve assumersi la responsabilità del documento, non può trasferire la propria responsabilità ad altri.
Registro di contabilità
Il registro di contabilità contiene le voci in entrata ed in uscita, indicate in ordine cronologico; si presume che le spese e le entrate annotate nel registro di contabilità siano state “effettuate”, (sussiste l’obbligo della registrazione contabile delle operazioni entro 30 giorni dalla loro effettuazione). Il registro di contabilità si chiude il 31 dicembre di ogni anno, quindi, non può contenere attività (in entrata e in uscita) effettuata dopo il 31 dicembre.
Lo stretto legame tra questo documento con il conto corrente condominiale rende possibile controllo e verifica di rendiconto e gestione, di ricostruire la gestione condominiale.
La connessione tra questi due documenti, oggetto di riscontri incrociati, comporta una redazione con modalità analoghe. Non possono redigersi in modo diverso, sarebbe impedito un facile “riscontro” o una facile “ricostruzione" della contabilità condominiale.
Registro di contabilità e conguagli anni precedenti
Nella redazione del registro di contabilità è opportuno inserire anche i pagamenti ricevuti e relativi a conguagli degli anni precedenti. Il legislatore non limita il registro di contabilità alle operazioni dell'anno. Inserire nel registro di contabilità anche le entrate relative ai pagamenti dei conguagli degli anni pregressi aumenta la chiarezza del documento e la trasparenza dell'amministrazione. Permette di tutelare la posizione dell'amministratore, il quale dichiara tutto quello che ha incassato; tutela i proprietari i quali hanno in tal modo un altro documento a propria disposizione per documentare il pagamento dei conguagli.
Vicino alla voce entrata oltre l'indicazione del nome di colui che ha versato e l'importo versato, va indicata la causale (es. conguaglio 2011); è opportuno che la somma totale del registro di contabilità sia distinta in due voci separate e per la precisione: in entrate relative alla gestione corrente ed in entrate relative ai conguagli riscossi.
Vicino alla voce entrata oltre l'indicazione del nome di colui che ha versato e l'importo versato, va indicata la causale (es. conguaglio 2011); è opportuno che la somma totale del registro di contabilità sia distinta in due voci separate e per la precisione: in entrate relative alla gestione corrente ed in entrate relative ai conguagli riscossi.
E' questione di opportunità valutare se distinguere il registro di contabilità in due sezioni (entrate ed uscite) ed aggiungere alle uscite altre sottosezioni (es. spese ordinarie e spese straordinarie) oppure alle entrate e sottosezioni (es. ordinarie, straordinarie, conguagli anni pregressi).
Sul registro di contabilità va costruito il piano di riparto.
Riepilogo Finanziario
Un documento che compone il rendiconto è il riepilogo finanziario, si tratta di un “riepilogo”, di un documento molto vicino allo “stato patrimoniale”, in cui vanno indicati i fondi e le riserve e tutte le altre informazioni (debiti e crediti verso terzi e verso i proprietari) che non possono essere inserite nel registro contabilità in quanto non effettuate.
Nel riepilogo finanziario vanno indicate le voci Banca (somme presenti in banca al 31 dicembre).
Le voci relative ai fondi: dopo la riforma la voce "cassa in contanti" non è più ammessa e tutte le somme di denaro vanno sul conto corrente del condominio.
Relazione sintetica
Ultimo documento è la relazione sintetica dell’amministratore dovrebbe “spiegare” il rendiconto almeno per le parti non facilmente intellegibili.
Approvazione del rendiconto
L’assemblea è libera di approvare (o meno) il rendiconto, così come è libera di nominare un nuovo amministratore in sostituzione di quello vecchio, senza approvare i rendiconti dell’amministratore uscente.
Approvare il rendiconto significa ratificare l’operato dell’amministratore, con la conseguenza che, in caso di gestioni “ballerine”, i singoli proprietari non potranno più contestare nulla all’amministratore.
Comitato di controllo e consultazione
L’art. 1130 bis prevede la nomina (facoltativa) di un comitato di proprietari con funzioni consultive e di controllo dell’operato dell’amministratore.
L’art. 1130 bis c.c.: “l‘assemblea può anche nominare, oltre all'amministratore, un consiglio di condominio composto da almeno tre condomini negli edifici di almeno dodici unità immobiliari. Il consiglio ha funzioni consultive e di controllo”.
L’art. 1130 bis c.c.: “l‘assemblea può anche nominare, oltre all'amministratore, un consiglio di condominio composto da almeno tre condomini negli edifici di almeno dodici unità immobiliari. Il consiglio ha funzioni consultive e di controllo”.
Revisore contabile condominiale
Il revisore condominiale (anche non proprietario) è una figura diversa dal comitato di controllo formato dai proprietari. Il codice prevede di rafforzare i controlli dei proprietari sulla gestione contabile dell’amministratore con la nomina (facoltativa) di un revisore della gestione condominiale.
Art. 1130 bis c.c.: l'assemblea condominiale può, in qualsiasi momento o per più annualità specificamente indicate, nominare un revisore che verifichi la contabilità del condominio. La deliberazione è assunta con la maggioranza prevista per la nomina dell'amministratore, la relativa spesa è ripartita fra i condomini sulla base dei millesimi di proprietà.
Art. 1130 bis c.c.: l'assemblea condominiale può, in qualsiasi momento o per più annualità specificamente indicate, nominare un revisore che verifichi la contabilità del condominio. La deliberazione è assunta con la maggioranza prevista per la nomina dell'amministratore, la relativa spesa è ripartita fra i condomini sulla base dei millesimi di proprietà.
Il revisore può intervenire sul rendiconto non approvato e sui rendiconti precedenti approvati, la norma permette di rimettere in discussione i rendiconti anche dopo la loro approvazione senza limiti di tempo (salvo, forse, i 10 anni entro cui devono essere conservati i documenti contabili).
Il revisore non deve essere necessariamente un revisore contabile, è sufficiente un professionista che conosca il condominio e la gestione contabile.
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Giuridica News | Rassegna news giuridiche Avv. Gabriella Filippone
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Esiste una norma specifica che stabilisce l'anno finanziario del condominio nel periodo 1 gennaio 31 dicembre al posto dell'affermazione "annuale"?
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